Med offentliga upphandlingar avses sådana varu-, tjänste- och byggnadsentreprenadsanskaffningar, som Finlands stat, kommuner, samkommuner, statliga affärsverk och övriga i anskaffningslagstiftningen definierade anskaffningsenheter gör av utomstående försäljare. De offentliga upphandlingarnas värde i Finland uppgår till 20 miljarder euro per år. Eftersom anskaffningarna som görs av den offentliga sektorn eller av sådana bolag som får offentligt stöd görs med offentliga medel måste alla anskaffningar utgångpunktsmässigt konkurrensutsättas öppet. Upphandlingsförfarandet är starkt reglerat och förutsättningarna för en lyckad anskaffning är en god planering av projektet samt ett noggrant genomförande av de olika upphandlingsfaserna. Framförallt anbudsförfrågans och urvalsprocessens genomskinlighet, öppenhet och klarhet är centrala för att undvika senare juridiska problem. Till exempel en otydlig anbudsförfrågan eller ett fel i förfarandet kan leda till att anskaffningen misslyckas och måste avbrytas eller att upphandlingsbeslutet upphävs av marknadsdomstolen och i sista hand till att upphandlingsenheten blir skadeståndsskyldig.
Lagen om offentlig upphandling (1397/2016) tillämpas på sådana anskaffningar som överskrider de så kallade nationella tröskelvärdena. Med tröskelvärde avses i praktiken upphandlingens uppskattade värde, exklusive mervärdesskatt. Ifall upphandlingens värde överstiger det så kallade EU-tröskelvärdet, tillämpas striktare förfaranderegler. De gällande tröskelvärden (2017) är som följande:
Nationella tröskelvärden:
- Varu- och tjänsteupphandling och projekttävlingar 60 000 €
- Byggentreprenader 150 000 €
- Social- och hälsovårdstjänster (”bilaga E 1-4 punkten”) 400 000 €
- Andra särskilda tjänster (”bilaga E 5-15 punkten”) 300 000 €
- Koncessioner 500 000 €
EU-tröskelvärden:
- Varu- och tjänsteupphandling och projekttävlingar 207 000 € (då köparen en statlig centralförvaltningsmyndighet 134 000 €)
- Byggentreprenader 5 186 000 €
Specialbranschernas tröskelvärden (upphandlingslagen för specialbranscherna 1398/2016):
- Varu- och tjänsteupphandling och projekttävlingar 414 000 €
- Social- och hälsovårdstjänster (”Bilaga C”) 1 000 000 €
- Byggentreprenader koncessioner 5 186 000 €
Alla upphandlingar vars värde överstiger de nationella tröskelvärdena och EU-tröskelvärdena måste annonseras offentligt. Annonseringen sker i form av en elektronisk anmälan i det av arbets- och näringsministeriet upprätthållna tjänsten HILMA: www.hankintailmoitukset.fi/sv/. Upphandlingar vars värde överstiger EU-tröskelvärdet annonseras även i hela EU och de sänds automatiskt av HILMA vidare för publicering i till Europeiska unionens officiella tidning och i EU:s annonsportal TED (http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do). I HILMA görs även övriga upphandlingsrelaterade annonser, så som förhandsannonser samt annonser i efterhand. Försummande av annonseringsskyldigheten är ett formfel och kan leda till att upphandlingsbeslutet senare upphävs av markandsdomstolen.
För företag utgör offentliga upphandlingar en utmärkt affärsmöjlighet; beställningsvolymerna kan vara stora och den offentliga sektorn besitter i regel en god betalningsförmåga. Givande av ett anbud fungerar dock inte på samma sätt som på privata sektorn, bl.a. på grund av anbudets slutgiltighet. Med andra ord går det i regel inte att förhandla om priser och övriga villkor efter att anbudet har lämnats in. Anbudsgivaren måste således fästa speciell uppmärksamhet vid anbudsförfrågans villkor och formkrav eftersom ett anbud som inte uppfyller anbudsförfrågans krav utgångspunktmässigt alltid måste uteslutas ur anbudsförfarandet – detta trots att anbudet för övrigt kan anses vara affärsmässigt sett motiverat och förmånligt.
