Den nya samarbetslagen som trädde i kraft vid årsskiftet förutsätter en fortlöpande dialog mellan arbetsgivaren och personalen. Skyldigheten gäller alla företag som har minst 20 anställda.
Genomförandet av dialogen
Dialogen ska föras mellan arbetsgivaren och en personalföreträdare regelbundet, minst en gång per kvartal. I företag med färre än 30 anställda ska dialogen ordnas minst två gånger om året. Ifall personalen inte har en företrädare, ska dialogen föras minst en gång i året med hela personalen.
Enligt lagen genomförs dialogen vid ett möte mellan arbetsgivaren och företrädare för personalen, där arbetsgivaren ansvarar för arrangemangen.
Båda parterna får ta initiativ till ärenden som ska behandlas i dialogen. Ett initiativ som har tagits upp av företrädaren för personalen ska behandlas på följande möte, om inte något annat avtalas eller något annat följer av det stora antalet initiativ. Om företrädaren för personalen har tagit initiativet senare än två veckor före mötet, har arbetsgivaren dock rätt att överföra behandlingen av ärendet till följande möte.
Arbetsgivaren ska på begäran se till att det över de ärenden som behandlats i dialogen upprättas ett protokoll. Arbetsgivaren har en skyldighet att i behövlig utsträckning informera personalen om de ärenden som behandlats i dialogen.
Föremål för dialogen
Med dialog avses att arbetsgivaren och företrädare för personalen behandlar ärenden på ett sätt som främjar tillräckligt och rättidigt informationsutbyte mellan arbetsgivaren och personalen samt personalens möjligheter till inflytande i ärenden som gäller personalens arbete, arbetsförhållanden eller ställning.
Föremål för dialogen är enligt lagen följande ärenden:
- företagets eller sammanslutningens utvecklingsutsikter och ekonomiska situation,
- de regler, rutiner och handlingsprinciper som ska tillämpas på arbetsplatsen,
- hur arbetskraften används samt personalens sammansättning,
- personalens kompetensbehov och kompetensutveckling, och
- upprätthållande och främjande av arbetshälsan.
Föremål för dialogen är också vissa ärenden som följer av annan lagstiftning, t.ex. insamling av personuppgifter vid anställning och under anställningsförhållandet, kameraövervakning och passerkontroll och principer och metoder gällande användning av e-post och datanät.
Arbetsgemenskapens utvecklingsplan
I samband med dialogen ska även en utvecklingsplan göras, som ersätter personal- och utbildningsplanen. I enlighet med samarbetslagens övergångsbestämmelser ska företagets ikraftvarande personal- och utbildningsplan omarbetas under 2022 så att den motsvarar den nya lagens krav.
Ifall arbetsgivaren säger upp arbetstagare av ekonomiska eller produktionsorsaker, ska behövliga ändringar göras i utvecklingsplanen i samband med dialogen efter det att omställningsförhandlaringarna avslutats.
Arbetsgivarens informationsskyldighet
Enligt lagen ska arbetsgivaren två gånger om året ge följande uppgifter åt personalföreträdaren:
- uppgifter om antalet anställda per affärsenhet eller indelat på något annat motsvarande sätt,
- uppgifter om antalet arbetstagare i anställningsförhållanden på viss tid eller deltid,
- en enhetlig redogörelse för företagets eller sammanslutningens ekonomiska situation, av vilken framgår utvecklingsutsikterna för produktionen, serviceverksamheten eller annan verksamhet, sysselsättningen, lönsamheten och kostnadsstrukturen.
Om inte något annat avtalas, ska arbetsgivaren även årligen lämna följande uppgifter åt personalföreträdaren:
- uppgifter om de löner som betalats de arbetstagare som företrädaren för personalen företräder så att löneuppgifterna för enskilda arbetstagare inte framgår av dem; på begäran ska uppgifterna lämnas indelade enligt yrkesgrupp,
- i fråga om anlitandet av utomstående arbetskraft, uppgifter om på vilka arbetsställen och i vilka arbetsuppgifter samt under vilka tidsperioder utomstående arbetskraft har anlitats, om den har omfattats av lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft,
- bokslut och verksamhetsberättelse, om arbetsgivaren ska göra upp bokslut och verksamhetsberättelse.
Om ingen företrädare har valts för personalen är informationsskyldigheten snävare. I detta fall räcker det med att arbetsgivaren presenterar ovannämnda redogörelse gällande företagets eller sammanslutningens ekonomiska situation och utvecklingsutsikter vid en gemensam sammankomst som ordnas för hela personalen eller personalgruppen.
