Удалённое участие в собраниях советов директоров и собраниях акционеров в Финляндии

Удалённое участие в собраниях советов директоров и собраниях акционеров в Финляндии

Собрания акционеров

По общему правилу, удалённое участие в собраниях акционеров возможно. Исключением из данного правила является ситуация, когда устав компании не допускает удалённое участие в собрании акционеров. Устав может также содержать иные положения об удалённом участии, которые следует соблюдать.

Если удалённое участие допускается, совет директоров может принять решение о том, что вместо физического присутствия, акционеры могут принять участие в собрании удалённо. Для проведения собрания исключительно в удалённом режиме, акционеры должны единогласно проголосовать за такое решение. В противном случае, физическое присутствие также должно быть доступной альтернативой. Наличие возможности удалённого участия и средства удалённого участия должны быть отражены в приглашении на собрание.

Порядок проведения собраний в удалённом режиме такой же, как и для собраний с физическим присутствием, что означает обязательное составление протокола. Председательствующий на собрании, а также лицо, избранное ответственным за проверку протокола, должны подписать протокол. Подписание может быть выполнено путём проставления физических или электронных подписей, а также путём обмена подписанными экземплярами, чтобы избежать физических встреч.

Письменные единогласные решения акционеров также возможны без проведения физических встреч. Единогласные решения акционеров также могут быть подписаны путём обмена экземплярами, подписанными путём проставления физических или электронных подписей.

Собрания совета директоров

Основное правило проведения собраний совета директоров компаний с ограниченной ответственностью заключается в том, что всем членам совета директоров должна быть предоставлена возможность участия в процессе принятия решений. Если указанное требование может быть выполнено в электронном формате, то проведение собраний совета директоров с удалённым участием является возможным. Процедура проведения должна быть соблюдена также и при проведении собраний удалённо. Протокол собрания должен быть подписан председательствующим на собрании, а также, если совет директоров состоит более чем из одного члена, по меньшей мере одним другим членом совета директоров, путём проставления физической или электронной подписи. Обмен подписанными экземплярами также допускается для подготовки протокола собрания.

Письменные решения без проведения собраний также допускаются при принятии решений советом директоров. Письменное решение может быть принято путём обмена подписанными экземплярами.

Электронная подпись

Электронные подписи обычно используются при ведении бизнеса, а также органами власти. Документы, которые подлежат подаче в регистры, рекомендуется подписывать электронными подписями, которые требуют аутентификации подписи, чтобы избежать дополнительных запросов со стороны властей. Внутренние документы также могут быть подписаны с применением электронных подписей более низкого уровня.

mklaw-webres--2

Ян
Лонгстедт

Партнер, адвокат

Тел.: +358400538022
Электронная почта: jan.langstedt@mklaw.fi

mklaw-webres--4

Павел
Медведев

ЮРИСТ

Тел.: +358504644642
Электронная почта: pavel.medvedev@mklaw.fi